Analisis Perancangan Sistem Informasi

2.1.      Konsep Dasar Sistem

  Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan atau himpunan dari unsur, komponen yang terorganisir, saling berinteraksi satu sama lain, guna mencapai tujuan yang sama.

2.1.1.  Pengertian Sistem

Menurut Hartono (2005:17) mendefinisikan “sistem pada dasarnya merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

            Menurut Fatta (2007:3), “sistem adalah pertama yang perlu diperhatikan dalam suatu sistem adalah elemen-elemennya. Tentunya setiap sistem memiliki elemen-elemennya sendiri, yang kombinasinya berbeda antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Namun demikian, susunan dasarnya tetap sama”.

Di dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Menurut Ladjamudin (2005:3) bahwa “pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem merupakan

definisi yang lebih luas dibandingkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya”.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran.

2.1.2.   Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a.                   Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi satu dengan lainnya, atau bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dan fungsi tertentu yang mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Apabila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra system.

b.                  Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c.                   Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah segala apapun yang berada diluar batas dari sistem akan tetapi tetap mempengarui operasi sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem, dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

d.                  Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Melalui penghubung ini, keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) bagi subsistem yang lainnya. Dengan penghubung ini juga satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya.

e.                   Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yang merupakan energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) yang merupakan energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

f.                   Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system.

g.                  Pengolah Sistem (Process).

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Seperti halnya sistem akuntansi akan mengolah data-data menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h.                  Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi yang dijalankan oleh sistem tidak akan gunanya.

1.                  Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk integrasi suatu komponen dengan komponen lainnya, karena setiap sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, seperti : sistem abstrak, sistem fisik, sistem alamiah, sistem buatan, sistem tertentu, sistem tak tentu, sistem tertutup serta sistem terbuka. Adapun penjelasan yang lebih detail dan terperinci dipaparkan di bawah ini :

a.                   Sistem Abstrak (abstract system) dan Sistem Fisik (physical system)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide - ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem ketuhanan (theologi), yaitu sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhannya. Sistem Fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

b.                  Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau man-machine system.

c.                   Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probalilistic system)

Sistem tertentu adalah sistem yang kegiatannya dapat diprediksi berdasarkan program-program yang dijalankannya. Misalnya sistem komputer karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas.

d.                  Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tetutup ini ada, tetapi kenyataannya bukan sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah sistem relatif tertutup (relatively closed system). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga relative tertutup, karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.                  Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen untuk mengambil keputusan. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi tertinggal dan akhirnya berakhir.

a.                  Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data yang merupakan jamak dari datum dan data item.

Menurut Hartono (2003:8) “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Menurut George H. Bodnar dan Williams S. Hopwood, “informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”.

b.                  Kualitas Informasi

Suatu informasi harus mempunyai kualiatas. Kualitas informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :

1)                  Akurat

Berarti, informasi harus bebas dari kesalahan-kasalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Harus jelas mencerminkan maksudnya.

2)                  Tepat pada waktunya

Berarti, informasi yang akan smpai ke penerima tidak boleh terlambat, tidak boleh usang dan masih mempunyai nilai.

3)                  Relevan

Berarti, informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Dana tepat sasaran bagi yang memerlukanya.

c.                   Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu : manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibanding biaya untuk mendapatkannya.

3.                  Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang diorganisasikan guna menyediakan informasi bagi keperluan pengambilan keputusan untuk pengoperasian dan pengendalian organisasi, dengan menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuannya.

4.                  Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi berbasis komputer yang dibutuhkan didalam organisasi untuk mendukung informasi yang digunakan dalam semua tingkat manajemen. Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sistem yang mempengaruhi semua operasi organisasi.

2.2.      Peralatan Pendukung

Sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan diperlukan alat untuk mempermudah mendefinisikan unsur dari sistem secara jelas. Peralatan pendukung (Tools System) dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk model logika (Logical Model). Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk bentuk logika dari model sistem dimana simbol-simbol, lambang-lambang, dan diagram-diagram yang digunakan menunjukkan secara tepat arti fisik dari suatu sistem.

Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada pemakai (user) tentang bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambarkan dengan menggunakan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) dan data yang ada di dalam Diagram Arus Data dapat dijelaskan di dalam Kamus Data (Data Dictionary). Berikut ini dijelaskan alat pendukung dari sistem yaitu berupa Diagram Arus Data, Kamus Data (Data Dictionary).

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan KKP ini adalah :

A.                Diagram Alir Data (DAD)

1.                  Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2.                  Simbol–Simbol Dalam DAD

Simbol–symbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :

a.                   Lingkaran Luar(External Entity)

Adalah symbol berbentuk kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal, misalnya sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem dan merupakan sumber atau tujuan data.

b.                  Proses (Process)

Adalah simbol berbentuk bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan adanya proses transformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label berbeda dari aliran data yang masuk.

c.                   Alir Data (Data Flow)

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

d.                  Simpanan Data (Data Store)

Adalah symbol berbentuk bujur sangkar dengan ujung terbuka yang menunjukkan penyimpanan data.Data Store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, fie disket, dan file harddisk.  Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.

3.                  Aturan Main DAD

Bentuk rambu–rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan  data  flow diagram  untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

a.                   Didalam  data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b.                  Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satudengan data store yang lainnya secara langsung.

c.                   Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d.                  Setiap proses harus ada data flow yang masuk  symbol juga data flow yang keluar.

4.                  Tahapan Pembuatan DAD

Langkah–langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

a.                  Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b.                  Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

c.                  Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetaillagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

5.                  Kamus Data atau Data Dictionary (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan–kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata–kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1.                  Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2.                  Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan–laporan.

3.                  Menentukan muatan data yang disimpan dalam file–file.

4.         Mengembangkan logika untuk proses–proses DAD (Diagram Alir Data).

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat.

Maka data harus memuat hal–hal sebagai berikut :

1.                  Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2.                  Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai  nama yang  berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang  lainnya.

3.                  Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, symbol, parameter dan field–field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

4.                  Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencariarus data di dalam data flow diagram.

5.                  Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamusdata, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan–keterangan tentangarus data tersebut

6.                  Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di  kamus data  karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan–laporan harus dihasilkan.

7.                  Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata – rata dan volume puncak dari arus data.Volume rata – rata menunjukan banyaknya arusdata yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

8.                  Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item–item atau elemen – elemen data.

           

6.                  Notasi Kamus Data

Kamus mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari symbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data . Notasi dan simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

1.                  Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari  simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

2.                  Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen–elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan denganmenyebutkan nama dari item – item datanya. Juga masih diperlukan informasilainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi – informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi – notasi sebagai berikut :

download Soal UTS APSI   Semester 4
Download Soal Kuis APSI Semester 4